Die Ausgangslage:

In der Phase zwischen der erfolgreichen Bewerbung und dem Start im Unternehmen liegt zumeist ein gewisser Zeitraum. Ein Zeitraum, in dem noch viel passieren kann. Das Geschehen ist schnelllebig und so haben schon einige Unternehmen erfahren müssen, dass sich Kandidat:innen in dieser Phase noch einmal umorientiert haben. Und auch der Start im Unternehmen an sich ist nicht immer optimal gelöst. Die ersten tage sind oft mit Maßnahmen gefüllt, die wenig mit dem eigentlichen Grund des Neuanfangs zu tun haben, es gilt viele regulatorische und verpflichtende Themen abzuarbeiten und Prozesse und Strukturen kennen zu lernen. Dabei sollte doch gerade in den ersten tagen die positive Energie genutzt und gefördert werden für das, weswegen man sich für die Kandidat:innen entschieden hat.

Hier zeigt sich oft auch für Kandidat:innen erst, wie der wahre Arbeitsalltag aussieht. Die (Eigen-)Kündigungen innerhalb der Probezeit steigen, weil Erwartungshaltungen nicht erfüllt werden. Ein hoher Kostenfaktor und eine hohe Ressourcenbelastung für Unternehmen, wenn Erwartung und Realität nicht zusammenpassen.

Ein Zulieferer aus der Automotive-Branche wollte zum einen mit den neuen Mitarbeitenden bis zum Start in Kontakt bleiben, jedoch auch das Onboarding schon vor dem Onboarding starten, um so früh wie möglich die DNA des Unternehmens zu übertragen, Bindung aufzubauen und die ersten Tage zu einem energiegeladenen Welcome mit Fokus auf die neue Aufgabe gestalten. Es gibt im Unternehmen Welcome-Days, jedoch hat es bei manchen Mitarbeitenden mehr als 6 Monate gedauert, bis eine Teilnahme möglich war. Da geht Zeit verloren.

Die Lösung:

Wenn die Games-Industrie eines kann, dann onboarden. Den ein Spiel, welches nicht in spätestens den ersten drei Minuten überzeugt, hat gegen die zahlreichen mit ein bis zwei Klicks zur Verfügung stehenden Unterhaltungsangebote das Nachsehen.

Insofern schaffen es Spiele, in den ersten drei Minuten die wesentliche Story zu erläutern, Ziele sichtbar zu machen, sowie über erste Fortschritte die Mechanik und die Handlungsanweisungen zu erläutern.

Die Umsetzung:

Diese Vorgehen wurde für das Onboarding des Automobilzulieferers adaptiert. Über eine Map, die eine Adaption von unterschiedlichen Merkmale und Kennzeichen der verschiedenen Standorte in Deutschland vereint, damit alle sich abgeholt fühlen und nicht das Headquarter zu sehr im Fokus steht, wird nicht nur der Weg zum, sondern auch der weitere Weg im Unternehmen symbolisch dargestellt.

So steht nicht nur der Status Quo, sondern auch die gemeinsame Mission von Anfang an im Mittelpunkt und der Effekt des Ankommens wird schon vor dem ersten Tag verstärkt. Zudem werden Pflichtschulungen zu Themen wie Arbeitssicherheit, Compliance, Datenschutz & Co bereits im Vorfeld online absolviert und die unterschiedlichen Unternehmensbereiche stellen sich vor. So erfolgt bereits vor dem ersten Arbeitstag eine Vernetzung über Unternehmensbereiche hinweg. Damit stehen von Stunde 1 im Unternehmen das eigene Tätigkeitsfeld und das eigene Team direkt im Mittelpunkt.

Das Ergebnis:

Im Rahmen der regelmäßigen Mitarbeitendenbefragungen fühlten 70% der neuen Mitarbeitenden sich bereits am ersten Tag im Unternehmen angekommen (davor ~ 62%) , es wurde von >80 % positiv empfunden, dass Pflichtthemen bereits im Vorfeld geregelt wurden. Die neuen Welcome Days wurden von 95% als wertvolle Veranstaltung wahrgenommen (davor 75%).

Im Unternehmen hat das Verständnis zu bereichsübergreifendem Zusammenarbeiten zugenommen, da erste Vernetzungen bereits vor dem Arbeitsbeginn stattfinden und die Welcome-Days nun nicht mehr für die generelle Vorstellung der Abteilungen in größtenteils Frontalbeschallung, sondern zu produktivem Zusammenarbeiten genutzt werden können. Die Quote von Eigenkündigungen hat sich in der Probezeit um 5% auf 19% verringert, die Ghostingquote am ersten Arbeitstag (>5 %) wurde auf unter 3% reduziert.